“選協同OA，中辰機械要選國內流程管理做得最好的”，這是復旦協達安徽地區核心代理微光科技的總經理陳耀明先生，在接觸中辰機械時，對方的選型負責人首先說的第一句話。2005年底，在經過了半個月的緊張實施后，中辰機械輕工機械有限公司的這位選型負責人終于舒心地笑了，因為全公司所有的行政業務流程，和部分財務、采購供應、客戶銷售等流程，全部在協達軟件里暢通無誤地流轉。
用戶需求，源自業務實踐
由中國輕工業機械總公司投資興建，專業從事飲料、啤酒灌裝機械設備設計開發與制造的中辰機械輕工機械有限公司，位于安徽省合肥市國家級經濟技術開發區，占地總面積近百畝，是專業從事飲料、啤酒灌裝機械設備設計、開發與制造的酒飲裝備行業龍頭企業。其加工能力、技術水平與產品質量在國內同行業均處于領先地位。
由于中辰內部人員眾多、機構復雜，公司日常辦公文件數量大、審批層次多。請假、報銷、出差、工作匯報、文件收發、資料傳閱等等，這些繁雜的工作流程環節處理占據了中辰管理人員大部分的工作時間，使得工作效率受到極大影響。以物資采購為例，由于涉及大量資金進出，公司采用的是層級審批制度，一個普通資金劃拔申請，要經過多人審批才能生效。這種審批制度，不但給相關領導加重負擔，也造成了效率低下，責任不清等問題。
與此同時，隨著企業規模的擴大，內部的行政流程、客戶資源管理、人員配置等管理層面來上的問題日益凸現。尤其是行政管理與業務管理的銜接存在的問題，成了阻礙企業發展的瓶頸。以中辰的銷售工作為例，其業務流程大致要經過合同評審、價格確定、合同會簽、簽訂合同、多層審批等諸多環節。過去，由于各個部門信息溝通沒有統一的渠道，加上原有流程存在缺陷，使得以上各個環節之的傳遞時間大大加長，如果遇到臨時更改合同等突發事件，企業內部反饋速度緩慢，造成了無法及時響應客戶需要而延誤商機等諸多問題。
解決方案，依托協同軟件
綜合上述問題，如何實現企業內外部信息的暢快溝通，如何優化原有的業務流程，打造一個高效的協同管理環境，從而提高企業整體執行力，成了擺在中辰管理者面前的一個難題。2005年夏天開始，作為中國飲料灌裝行業龍頭企業的中辰機械，需要一套軟件來改善內部管理的消息不脛而走，國內外大大小小的軟件公司穿梭往來于中辰。在中辰尚不清晰的需求面前，各個廠商都提供了自己的解決方案，各類廠商中有的側重于知識管理，也有的是提供傳統OA，還有的以即時消息管理為主，當然也不乏協同和ERP的軟件廠商。
在經過理論研究和功能分析之后，中辰機械的領導層，將軟件供應商圈定在專業協同軟件的范圍。中辰機械這個決定的原因很簡單，那就是:自身需求與協同軟件提供的功能相吻合。雖然ERP等軟件也提供業務流程管理，但ERP軟件的業務流程管理是固化的、隱性的，而中辰機械所需要的流程是可以柔性化隨業務需要而改變的，同時具備直觀可視性。另外，傳統OA軟件雖然也能解決中辰機械的部分應用需求，但其缺乏核心的管理思想，重要的是在工作流應用方面缺乏理論基礎和豐富的應用功能。
最后勝出的國內主流的幾家協同軟件廠商，都組織了最精悍的團隊參與此次競標，中辰機械通過層層篩選，結合企業業務流程特點及信息化建設的實際情況，最終選擇了復旦協達 CTOP 協同軟件產品，由此開啟了中辰機械高效的協同管理之路。
協達軟件，構建四流合一的協同平臺
復旦協達的實施顧問為中辰機械首先規劃了一個適合新型IT環境的信息化戰略框架，從全局性的角度為中辰機械提供了協同軟件和信息化應用的藍圖。在這個框架中，傳統的ERP僅成為整個信息化應用的一部分，除ERP以外，SCM、CRM也成為與ERP齊駕并驅的重要應用之一。從客戶到供應商，對應中辰機械的信息化應用系統依次是CRM、ERP、SCM，這些應用系統的內部“血脈”，傳統的物流、資金流、信息流三流合一，已經成為包括了工作流在內的四流合一。與此相關，在整個信息化戰略框架中，企業信息門戶EIP、工作流管理WFM、協同商務CC相關的IT技術，以及項目管理PM、知識管理KM、商業智能BI等IT應用思想，已經成為其重要的組成部分，而這些部分在協達CTOP協同軟件里，都可以找到對應的技術與應用。
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